Zarządzanie

Nr 193/04

Wójta Gminy Kobierzyce

z dnia 27 grudnia 2004 r.

w sprawie ustanowienia Regulaminu Organizacyjnego

Urzędu Gminy Kobierzyce

Na podstawie art. 33 ust.2 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jednolity Dz.U. z 2001 r. Nr 142, poz.1591 ze zm.) zarządzam co następuje:

Ustanawiam Regulamin Organizacyjny Urzędu Gminy Kobierzyce.

Rozdział I

Postanowienia ogólne

§ 1. Regulamin Organizacyjny Urzędu Gminy Kobierzyce zwany dalej Regulaminem, określa:

1) zakres działania i zadań Urzędu Gminy,

2) organizację Urzędu,

3) zasady funkcjonowania Urzędu,

4) zakres działania kierownictwa Urzędu, poszczególnych referatów i stanowisk

pracy w Urzędzie,

5) zasady przyjmowania i załatwiana skarg i wniosków,

6) organizację narad,

6) organizację kontroli wewnętrznej.

§ 2. Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:

1) Gminie - należy przez to rozumieć Gminę Kobierzyce,

2) Radzie - należy przez to rozumieć Radę Gminy Kobierzyce,

3) Wójcie, Zastępcy, Sekretarzu, Skarbniku, Kierowniku USC - należy przez to rozumieć Wójta Gminy Kobierzyce, Zastępcę Wójta Gminy Kobierzyce, Sekretarza Gminy Kobierzyce, Skarbnika Gminy Kobierzyce, Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Kobierzycach,

4) Urzędzie – należy przez to rozumieć Urząd Gminy w Kobierzycach,

5) Regulaminie – należy przez to rozumień Regulamin Organizacyjny Urzędu

Gminy Kobierzyce.

§ 3. 1. Urząd jest jednostką budżetową gminy.

2. Urząd jest pracodawcą dla zatrudnionych w nim pracowników.

3. Siedziba Urzędu znajduje się w Kobierzycach przy al. Pałacowej 1

§ 4. Godziny pracy Urzędu określa Regulamin pracy Urzędu.

Rozdział II

Zakres działania i zadania Urzędu

§ 5. 1. Do zakresu działania Urzędu należy zapewnienie warunków należytego wykonywania zadań spoczywających na Gminie:

1) zadań własnych,

2) zadań zleconych z zakresu administracji rządowej na mocy ustaw,

3) wykonywanych na podstawie porozumienia z organami administracji

rządowej i samorządowej (zadań powierzonych).

§ 6. 1.Do zadań Urzędu należy zapewnienie pomocy organom gminy w wykonywaniu ich zadań i kompetencji.

1) przygotowywanie materiałów niezbędnych do podejmowania uchwał, wydawanie decyzji,

postanowień i innych aktów z zakresu administracji publicznej oraz podejmowania innych

czynności prawnych przez organy gminy,

2) wykonywanie na podstawie udzielonych upoważnień - czynności faktycznych

wchodzących w zakres zadań gminy,

3) zapewnienie organom Gminy możliwości przyjmowania, rozpatrywania oraz załatwiania

skarg i wniosków,

4) przygotowywanie uchwalenia i wykonywania budżetu Gminy, oraz innych aktów organów

gminy,

5) realizacja innych obowiązków i uprawnień wynikających z przepisów prawa oraz uchwał

organów gminy,

6) zapewnienie warunków organizacyjnych do odbywania sesji Rady i posiedzeń jej komisji,

7) prowadzenie zbioru przepisów gminnych dostępnego do powszechnego

wglądu w siedzibie Urzędu,

8) wykonywanie prac kancelaryjnych zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie

przepisami prawa, a w szczególności:

                              a) przyjmowanie, rozdział, przekazywanie i wysyłanie korespondencji,

9) realizacja obowiązków i uprawnień pracowniczych przysługujących zakładowi pracy –

zgodnie z obowiązującymi przepisami pracy,

10) wykonywanie innych zadań wynikających z ustaw szczególnych.

Rozdział III

Organizacja Urzędu.

§ 7. 1 .W skład Urzędu wchodzą następujące referaty i stanowiska pracy:

- stanowisko ds. profilaktyki i rozwiązywania problemów uzależnień (PiRPU),

- pracownicy obsługi

5) Urząd Stanu Cywilnego.

- Kierownik USC (USC)

- stanowisko ds. kadr (KA),

- stanowisko ds. informatyki (I),

- stanowisko ds. ewidencji działalności gospodarczej (EDG),

- stanowisko ds. wojskowych i obrony cywilnej ( WiOC),

- stanowisko ds. promocji gminy (PG),

- stanowisko ds. audytora wewnętrznego (AW),

- stanowisko ds. ewidencji ludności (EL),

- stanowisko ds. bhp (BHP)

2. Na czele referatów stoją kierownicy.

§ 8. 1. Wielkości zatrudnienia w Urzędzie corocznie ustala Sekretarz w uzgodnieniu z Wójtem

2. Podział zadań na poszczególne stanowiska pracy określają szczegółowe zakresy czynności pracowników Urzędu, zatwierdzone przez Wójta na wniosek Sekretarza.

§ 9. Schemat Organizacyjny Urzędu określa załącznik do Regulaminu.

Rozdział IV

Zasady funkcjonowania Urzędu.

§ 10. Urząd działa w oparciu o następujące zasady:

1) praworządności,

2) służebności wobec społeczności lokalnej,

3) racjonalnego gospodarowania mieniem publicznym,

4) jednoosobowego kierownictwa i wzajemnego współdziałania.

§ 11. 1.Pracownicy Urzędu w wykonywaniu swoich obowiązków i zadań Urzędu działają na podstawie prawa i obowiązani są do ścisłego jego przestrzegania.

2. Pracownicy Urzędu w wykonywaniu powierzonych zadań są zobowiązani służyć Gminie i Państwu.

§ 12. 1.Gospodarowanie środkami rzeczowymi odbywa się w sposób racjonalny, celowy i oszczędny z uwzględnieniem zasady szczególnej staranności w zarządzaniu mieniem komunalnym.

§ 13. 1. Wójt jest kierownikiem Urzędu i zwierzchnikiem służbowym jego pracowników i kierowników jednostek organizacyjnych gminy.

§ 15.Pracownicy Urzędu są odpowiedzialni przed Wójtem za wykonanie zadań określonych w zakresach czynności, a w tym w szczególności za:

1. zgodność z prawem opracowanych projektów decyzji administracyjnych, uchwał Rady i zarządzeń Wójta,
2. właściwe przyjmowanie i załatwianie interesantów ,
3. przestrzeganie przepisów prawnych i terminów przy załatwianiu powierzonych spraw,
4. przestrzeganie instrukcji kancelaryjnej,
5. przestrzeganie przepisów o ochronie danych osobowych i ochronie informacji niejawnej.

Rozdział V

Zakresy zadań Wójta, Z-cy Wójta, Sekretarza Gminy i

Skarbnika Gminy.

3) reprezentowanie Gminy i Urzędu Gminy na zewnątrz,
4) prowadzenie bieżącego nadzoru nad gospodarką finansową gminy,
5) przedkładanie Radzie Gminy projektów uchwał, organizowanie wykonywania uchwał

Rady,
6) wydawanie przepisów prawnych kierownictwa wewnętrznego (regulaminy, instrukcje,

wytyczne , zarządzenia),
7) realizacja zadań polityki kadrowej, dbanie o należyty dobór pracowników i podnoszenie

ich kwalifikacji,
8) przedkładanie Wojewodzie i Regionalnej Izbie Obrachunkowej uchwał Rady Gminy

w terminie 7 dni od dnia ich podjęcia,
9) organizowanie akcji ratowniczych w przypadku klęsk żywiołowych i katastrof,
10) udzielanie odpowiedzi na pytania i interpelacje radnych,
11) czuwanie nad tokiem i terminowością wykonywania zadań Urzędu,
12) określanie szczegółowych zakresów czynności (obowiązków , uprawnień i

odpowiedzialności ) pracowników Urzędu, w tym Zastępcy, Sekretarza i Skarbnika,

13) nadzorowanie realizacji zadań zleconych z zakresu administracji rządowej oraz

przyjętych na mocy porozumień,
14) podejmowanie i inicjowanie działań w sprawach publicznych o znaczeniu lokalnym ,

które nie są zastrzeżone na rzecz innych podmiotów,
15) wykonywanie innych zadań zastrzeżonych do kompetencji Wójta przepisami ustaw i

uchwałami Rady,

16) organizacja i zapewnienie funkcjonowania systemu kontroli wewnętrznej w Urzędzie,
17) wydawanie decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach z zakres

administracji publicznej oraz podpisywanie decyzji i pism w tych sprawach,

a w szczególności:
a) wymierzania kary administracyjnej za zniszczenie drzew lub krzewów oraz za ich

usuwanie bez wymaganego zezwolenia,
b) zezwoleń na usunięcie drzew lub krzewów,
c) decyzji w sprawie ustalenia warunków zabudowy,
d) w sprawach ustalania i pobierania opłat adiacenckich oraz odszkodowań lub wykupu

nieruchomości w związku ze zmianami planu zagospodarowania przestrzennego
e) decyzji w sprawie lokalizacji inwestycji celu publicznego,
f) decyzji zatwierdzających ugody w sprawach zmian stanu wody na gruntach zawierane

przez ich właścicieli,

g) decyzji nakazujących właścicielowi przywrócenie stanu poprzedniego właścicielowi

gruntu , który przez zmiany stanu wody spowodował szkody na gruntach sąsiednich lub

nakazanie wykonania urządzeń zapobiegających szkodom,) zezwolenia na

przeprowadzenie imprezy masowej albo odmowy jego wydania w terminie 7 dni od dnia

złożenia wniosku przez organizatora,

i) decyzji o zakazie przeprowadzenia imprezy masowej,

j) w formie decyzji administracyjnej udzielania, odmowy udzielenia , zmieniania lub cofania

licencji na przewozy taksówkowe na terenie gminy,

k) decyzji o nałożeniu świadczenia osobistego,
l) decyzji w sprawie przekształcenia użytkowania wieczystego nieruchomości gminnej

w prawo własności,
m) zatwierdzania listy poborowych podlegających obowiązkowi stawienia się do poboru

przed powiatową komisją lekarską,
n) poświadczanie oświadczeń o prowadzeniu gospodarstw rolnych,
o) zezwoleń na uprawy maku lub konopi włóknistych oraz wydawania nakazu zniszczenia

tych upraw prowadzonych bez zezwolenia.

3. Wójt może upoważnić Zastępcę i innych pracowników Urzędu do wydawania w jego imieniu decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej.

4. W czasie nieobecności Wójta wyżej wymienione zadania wykonuje Zastępca, a w przypadku nieobecności także Zastępcy – Sekretarz.

§ 17. Wójt może powierzyć prowadzenie spraw gminy w swoim imieniu sekretarzowi gminy.

§ 18. Wójt sprawuje nadzór nad:

1.Refertem Oświaty,

2.Urzędem Stanu Cywilnego,

3.Samodzielnymi stanowiskami:

§ 19.1. Zastępca wykonuje zadania powierzone mu przez Wójta zgodnie z jego wskazówkami i poleceniami, a w szczególności:

1) nadzoruje przygotowanie i realizację inwestycji gminnych,

2) nadzoruje programowanie i rozwój dziedzin gospodarki komunalnej ,tj. wodociągów,

kanalizacji, melioracji, gospodarki odpadami, cmentarzy komunalnych,

telekomunikacji, sieci elektro-energetycznej, teletransmisji danych,

3) nadzoruje prawidłowość przeprowadzanych przetargów z zakresu inwestycji

komunalnych,

4) odpowiada za prawidłowe zawieranie umów związanych z prowadzeniem inwestycji

i remontów realizowanych przez gminę,

5) prowadzi nadzór ogólny nad inwestycjami realizowanymi przez jednostki

organizacyjne gminy oraz kontroluje prawidłowość wykorzystania środków,

6) podejmowanie przedsięwzięć w celu promocji Gminy w kraju i poza jego granicami,

a w tym m.in.:

1. tworzenie bazy informacyjnej o gminie, przygotowywanie wydawnictw i imprez promujących gminę,
2. rozwijanie kontaktów z innymi gminami i organizacjami,
3. organizowanie pobytu zaproszonych gości,

7) podejmowanie przedsięwzięć związanych z pozyskiwaniem i wykorzystywaniem środków

pomocowych.

§. 20. Zastępca sprawuje nadzór nad:

1) Referatem Budownictwa, Planowania Przestrzennego i Zasobów Naturalnych,

2) Samodzielnym stanowiskiem ds. promocji gminy.

§ 21.1.Sekretarz w zakresie ustalonym przez Wójta zapewnia sprawne funkcjonowanie Urzędu, warunki jego działania, oraz organizuje pracę Urzędu, a w szczególności do zadań należy:

1) sprawowanie nadzoru nad organizacją pracy, przestrzeganiem wewnętrznego porządku

pracy, prawidłowym wykonywaniem czynności kancelaryjnych i obiegiem informacji,

komputeryzacją Urzędu,

2) nadzorowanie załatwiania indywidualnych spraw obywateli, w tym skarg i wniosków,

3) nadzór nad obsługą petentów i załatwieniem indywidualnych spraw w zakresie

ewidencji ludności i dowodów osobistych,

4) przyjmowanie ustnego oświadczenia ostatniej woli spadkodawcy,

5) prowadzenie określonych przez Wójta spraw Gminy,

6 ) wdawanie, z upoważnienia Wójta, decyzji z zakresu administracji publicznej,

7) dokonywanie z upoważnienia Wójta i w jego imieniu czynności prawnych w zakresie

stosunku pracy, nawiązanego na podstawie umowy o pracę,

8) koordynacja wykonania zadań wynikających z aktów prawnych organów gminy

i Wójta,

9) opracowywanie i aktualizacja regulaminu organizacyjnego oraz innych aktów

normujących porządek pracy w Urzędzie,

10) kontrola przestrzegania porządku i dyscypliny pracy,

11) gospodarka etatami i funduszem wynagrodzeń osobowych w Urzędzie.

12) udzielanie pracownikom kar porządkowych,

13) wykonywanie funkcji zwierzchnika służbowego wobec pracowników bezpośrednio mu

podległych,

14) koordynacja prac remontowych w Urzędzie i zakupu środków trwałych,

15) organizowanie systemu kontroli wewnętrznej w Urzędzie,

16) nadzór nad zadaniami związanymi z wyborami do Senatu, Sejmu i samorządu,

referendum,

17) wykonywanie innych zadań na polecenie lub z upoważnienia Wójta.

§ 22. Sekretarz Gminy sprawuje nadzór nad:

1.Referatem Ogólnym i Spraw Obywatelskich,

2.Samodzielnymi stanowiskami:

a) ds. ewidencji gospodarczej,

b) ds. ewidencji ludności,

d) gł. specjalisty ds. informatyki,

e) ds. kadr

§ 23. 1. Skarbnik organizuje i nadzoruje opracowywanie projektu budżetu, zapewnia jego prawidłową realizację, czuwa nad przestrzeganiem dyscypliny budżetowej.

Prawa i obowiązki skarbnika (głównego księgowego budżetu) określają odrębne przepisy, a w szczególności:

1) przygotowuje materiały do projektu budżetu,

2) prowadzi gospodarkę finansową gminy polegająca zwłaszcza na wykonywaniu dyspozycji

środkami pieniężnymi i zapewnieniu pod względem finansowym prawidłowości umów

zawieranych przez gminę,

3) analizuje wykorzystywanie środków przydzielonych z budżetu lub środków

pozabudżetowych i innych będących w dyspozycji gminy,

4) prowadzi księgowości i sprawozdawczości finansową w sposób umożliwiających ochronę

mienia będącego w posiadaniu gminy oraz terminowe i prawidłowe rozliczanie osób

majątkowo odpowiedzialnych za to mienie,

5) udzielana kontrasygnaty oraz informuje radę o odmowie złożenia kontrasygnaty.

§ 24. 1.Skarbnik zapewnia prawidłową realizację budżetu gminy, po przez:

1) dokonywane wstępnej kontroli legalności dokumentów dotyczących wykonywania

budżetu oraz jego zmian,

2) sporządzanie okresowych analiz i zbiorczych sprawozdań z budżetu, prowadzenie

rachunkowości Urzędu,

3) dokonywanie kontroli finansowej i organizowanie obiegu dokumentów finansowych

w Urzędzie,

4) nadzorowanie wykonywania obowiązków przez głównych księgowych jednostek

organizacyjnych Gminy,

5) wykonywanie postanowień ustaw w zakresie dochodów i finansów gminy, opłaty skarbowej oraz ustaw podatkowych,

2. Skarbnik nadzoruje pracę Referatu Finansowego.

3. W czasie nieobecności skarbnika jego zadania wykonuje zastępca gł. księgowego.

§ 25. Celem właściwego przekazu informacji oraz informowania obywateli o zasadach pracy Urzędu w jego siedzibie znajduje się:

1) tablica informacyjna o godzinach pracy Urzędu i dniach przyjęć interwentów przez Wójta,

jego zastępcę, sekretarza w sprawach skarg i wniosków,

2) tablica informacyjna o rozmieszczeniu stanowisk pracy w Urzędzie oraz tabliczki przy

drzwiach lokali biurowych wyszczególniające: nazwisko imię pracownika, stanowisko

służbowe,

3) biuro obsługi klienta, udzielające interesantom informacji i pomocy w zakresie

załatwiania spraw w Urzędzie,

4) tablica ogłoszeń urzędowych.

§ 26. W Urzędzie prowadzone są następujące centralne rejestry:

1) rejestr uchwał rady gminy - biuro rady gminy,

2) rejestr zarządzeń Wójta - sekretariat wójta

3) rejestr zarządzeń kierowania urzędu - sekretariat wójt,

4) rejestr skarg i wniosków - kadry

5) rejestr aktów wewnętrznych - kadry

6) rejestr wydawanych upoważnień i pełnomocnictw- kadry

7) rejestr decyzji kierownika urzędu - poszczególne stanowiska pracy

§ 27. Referaty i samodzielne stanowiska prowadzą rejestry:

1) decyzji Wójta,

2) postanowień Wójta

§ 28. Biuro Obsługi Klienta spełnia również funkcję biura podawczego.

§ 29. Obieg dokumentów księgowych określa instrukcja obiegu dokumentów księgowych, znajdująca się w Referacie Finansowym.

§ 30. Referat Ogólny i Spraw Obywatelskich prowadzi zbiory Dziennika Ustaw, Monitora Polskiego, Dziennika Urzędowego Województwa Dolnośląskiego i udostępnia je nieodpłatnie do powszechnego wglądu.

 

Rozdział VI

Zadania wspólne referatów i samodzielnych stanowisk

§ 31. Do wspólnych czynności referatów i samodzielnych stanowisk należy wykonywanie zadań, a w szczególności:

1) inicjowanie i podejmowanie przedsięwzięć organizacyjnych, zapewniających właściwą

i terminową realizację przypisanych zadań,

2) wykonywanie zadań określonych w aktach prawnych, uchwał Rady i zarządzeń Wójta,

3) przygotowywanie materiałów niezbędnych do podejmowania decyzji strategicznych przez

Radę i Wójta,

4) przygotowywanie i realizacja przedsięwzięć i projektów związanych z pozyskiwaniem i

wykorzystywaniem środków pomocowych,

5) przygotowywanie projektów uchwał i innych materiałów wnoszonych do obrad Rady,

współdziałanie z Radą, Komisjami Rady w wykonywaniu zadań,

6) prowadzenie postępowania administracyjnego i przygotowywanie decyzji w sprawach

indywidualnych z zakresu administracji publicznej oraz stosowanie przepisów o

postępowaniu egzekucyjnym w administracji, zgodnie z udzielonym upoważnieniem,

7) współdziałanie w systemie kontroli wewnętrznej obowiązującej w Urzędzie,

8) inicjowanie oraz współdziałanie z kadrami w zakresie organizowania szkolenia,

9) współdziałanie z administracją rządową oraz jednostkami państwowymi, prywatnymi,

organizacjami, stowarzyszeniami, mieszkańcami, w zakresie przypisanych zadań,

10)usprawnianie organizacji, metod pracy i form pracy oraz podejmowanie działań na rzecz

usprawniania załatwiania indywidualnych spraw obywateli,

11) prowadzenie spraw obronności kraju, obrony cywilnej, zarządzania kryzysowego,

ochrony przeciwpożarowej i ochrony mienia w zakresie ustalonym odrębnymi

przepisami,

12) organizowanie i podejmowanie niezbędnych przedsięwzięć w zakresie ochrony tajemnicy

państwowej i służbowej,

13) rozpatrywanie skarg kierowanych do Wójta, badanie ich zasadności, analizowanie źródeł

i przyczyn ich powstawania, podejmowanie działań zapewniających należyte i terminowe

załatwianie skarg, przyjmowanie interesantów i udzielanie im wyjaśnień oraz

opracowywanie niezbędnych informacji o załatwianiu skarg i wniosków,

14) wykonywanie określonych przez Wójt zadań związanych z wyborami do Senatu, Sejmu i

samorządu, organizacją referendum,

15) udzielanie informacji publicznej,

16) opracowywanie analiz ekonomicznych, informacji i sprawozdań w zakresie powierzonych

zadań,

17) współdziałanie z pracownikiem ds. zamówień publicznych w zakresie realizowanych

przez niego zadań,

18) współdziałanie między sobą w zakresie zadań realizowanych przez Urząd,

19)współdziałanie ze Skarbnikiem Gminy przy opracowywaniu materiałów niezbędnych do

przygotowania projektu budżetu gminy,

20) przechowywanie akt oraz przekazywanie do archiwum Urzędu,

21) stosowanie obowiązującego jednolitego rzeczowego wykazu akt,

22)stosowanie zasad dotyczących instrukcji obiegu dokumentów,

23) znajomość oraz stosowanie przepisów w zakresie prawa samorządowego, kodeksu

postępowania administracyjnego, przepisów administracyjnych i gminnych

dotyczących wykonywanych zadań, ustawy o ochronie danych osobowych, ustawy

o dostępnie do informacji publicznej, a także przepisów dotyczących zamówień

publicznych oraz o finansach publicznych, oraz innych przepisów,

24) rzetelna i kulturalna obsługa mieszkańców,

25) realizowanie zadań obronnych zawartych w odrębnych przepisach,

26) ochrona danych osobowych i informatycznych,

27)przekazywanie danych do Biuletynu Informacji Publicznej zgodnie z ustawą

o dostępie do informacji publicznej,

28) przygotowywanie informacji (artykułów ) do gazety gminnej